Skrevet den . Publisert i Nyheiter

Overgang til ny kommune

ill frå Sjøholt Foto PederOttoDybvikDet vil vere ei rekke tenester som blir berørt av overgangen til nye kommunar. Her kjem ei oversikt for tilsette. Innbyggarane finn informasjon på nettsida alesund.kommune.no.Saken blir oppdatert

Du som er innbyggar, finn informasjon om berørte tenester på nettsida alesund.kommune.no i saken som heiter Overgang til ny kommune.

Tilsette

Kriseleiing frå 31.12 midnatt

Her er oversikt over kriseleiinga i Ålesund etter midnatt 31.12.2020 og den overordna beredskapsplanen.

pdfKriseleiing i Ålesund frå 31.12.2020

pdfOverordna beredskapsplan.

Personalhandbok

Det blir arbeidd med ei personalhandbok som vil bli tilgjengeleg for alle tilsett i kommunen.  Den vil vere eit nyttig verktøy, ei informasjonskjelde og ein rettleiar for leiarar, saksbehandlarar og rådgivarar som arbeider med personal- og arbeidsgivarspørsmål.

Tilgang til personalhandboka får du ved å gå inn på intranettet som er planlagt lansert etter nyttår.

Reglement for tilsette

Kommunestyret har vedtatt fleire reglement som gjelder tilsette i nye Ålesund. Det gjeld både permisjonsreglement, reglar for gåver og påskjønning, tilsettings- og arbeidsreglement og retningslinjer for fleksibel arbeidstid. Du finn dei på nettsida til kommunen.

Utsending av arbeidsavtalar

I informasjonsbrev utsendt tidleg i desember blei det informert om at planen var å sende ut nye arbeidsavtalar i løpet av desember.

Det er ikkje nokon formell grunn til at arbeidsavtaler må sendast ut før årsskiftet. Det er óg slik at personal og lønnssystem, og dokumenthandteringssystem må vere heilt klare før det kan sendast ut arbeidsavtalar.

I samråd med dei hovudtillitsvalde har personal og organisasjon difor drøfta kva som er best, og konklusjonen er at det blir lagt opp til å sende ut nye arbeidsavtaler i siste del av januar. Det er og for at både den einskilde tilsette, tillitsvalde og leierar skal ha betre tid for å kunne følge opp det dette arbeidet inneber.

Det vil bli sendt ut meir informasjon om dette i forkant.

Midlertidig avviksskjema

Nye Ålesund kommune skal bruke Compilo som avvikssystem. Ideelt sett skulle dette vært oppe å gå fra nyttår, men fordi vi er avhengig av oppkobling til brukerbase før avviksstrukturen i den nye versjonen kan settes opp (slik at meldte avvik går til riktig person), og siden det er mange datasystem som skal gjøres klar i disse dager, blir tiden for knapp. For å sikre at alle avvik blir registrert må vi derfor ha en manuell rutine til vi er oppe å gå.

Hva må dere gjøre?

Vedlagt følger midlertidig avviksskjema. Alle avvik registreres på slikt skjema fra 1.1. 2020 og fram til Compilo er på plass. Ta vare på skjemaene. Når Compilo er på plass må dere registrere avvikene i systemet. Skjemaene kan deretter makuleres. Gi beskjed til alle ansatte om denne midlertidige rutinen.

docxMidlertidig avviksskjema

Nødrutiner ved nedetid i e-meldingsutveksling

Vedlagt følger informasjon knytt til nedetid i e-meldingsutveksling for Visma profil og kommunane sine andre pasientjournalsystem for legevakt, ØHD – øyeblikkeleg hjelp døgntilbod, overgrepsmottak – fengselshelseteneste og helsestasjonane i Haram, Sandøy, Skodje, Ørskog og Ålesund.

Journalsystemet Visma Profil/den elektroniske pasientjournalen(EPJ) vil vere ute av drift i dei fem kommunane frå den 31.12.2019  kl. 12:00 til 02.01.20 kl. 12:00.

pdfViktig beskjed til alle som brukar Visma Profil (PDF)

pdfBeredskap for nedetid av pasientjournal og e-meldingar (PDF)

pdfBeredskap for nedetid i meldingsutveksling for helsestasjonane (PDF)

pdfBeredskap for nedetid av elektronisk meldingsutveksling for legevakt, ØHD, overgrepsmottak og fengselshelseteneste (PDF)

Min Gat

16. desember tok vi i bruk GAT for den nye kommunen for dem som har benyttet systemet frem til nå og dem innen helse, botjenester, rus og psykiatri som tidligere har benyttet Visma.

GAT skal være ressursstyringsprogram for nye Ålesund. Det vil si at arbeidstiden til den enkelte skal være registrert her, både når det kommer til personer som arbeider i turnus og personer som er dagarbeidere og som har fleksavtale.  I GAT registreres også all variabel lønn og alt fravær. MinGat er ansattportalen for dette systemet og skal etterhvert benyttes av alle ansatte.  

Hva bruker du MinGat til?

MinGat benyttes til å:  Stemple inn og ut for ansatte med fleksitid, registrere forespørsler og fritid (eks. ferie, velferdspermisjon, avspasering osv), signere for egenmeldinger både for egen og barns sykdom, signere timelister, registrere tilgjengelighet, «shopping» av vakter osv.

Mange ansatte er kjent med bruken av MinGat og funksjonene vil være de samme som tidligere. I personalhåndboken for nye Ålesund kommune, vil kursdokumentasjon for GAT være tilgjengelig. Der finner en blant annet brukerveileder for MinGat.

Innføring av GAT

For dem som har brukt MinGat i nåværende kommuner, vil innføringa medføre at MinGat-portalen som har vært i bruk frem til den 15. desember, erstattes av en ny MinGat den 16. desember.

Den nye portalen vil være tilgjengelig på nettadressen : https://mingat.alesund.kommune.no

Unntak

Frem til nyttår er det kun ansatte som tidligere har benyttet MinGat, som videreføres i den nye – med unntak av virksomheter innenfor helse, botjenester, rus og psykiatri som tidligere har benyttet Visma Ressursstyring og Visma MinVakt. Disse nye virksomhetene har fått opplæring og informasjon om MinGat. Virksomheter som skal benytte GAT, men som ikke har fått opplæring ennå, vil få fortløpende opplæring utover vinteren og våren 2020.
I forbindelse med at vi får en ny MinGat, må alle ansatte sørge for ajourføring av gammel MinGat. Det må også foretas noen registreringer i den nye MinGat,

I gammel MinGat

Sørg for at du ikke har noen varsler eller påminnelser som ikke er håndtert. Dette kan gjelde usignerte egenmeldinger, timelister osv. Disse eventuelle u-håndterte påminnelsene må ajourføres innen 15.12.19.

I ny MinGat

Brukeridenten din er den samme som du benytter ved pålogging i andre systemer. Noen har fått ny brukerident, og skal ha fått denne distribuert fra IT.

Ved første gangs pålogging er brukeridenten også passord. Det vil si at hvis at hvis brukeridenten din er HEI vil påloggingen være slik:
Brukernavn: HEI
Passord: HEI

paloggingGAT
 
Første gang du logger på vil du få beskjed om å opprette ditt eget personlige passord.
MinGat er nå helt blank. Det vil si at kontaktinformasjonen din må registreres på nytt. Du finner heller ingen tidligere historikk (denne har lederen din tilgang til i GAT-produksjon en tid til).
Det er svært viktig at du registrerer kontaktinformasjonen din, pårørende samt barn hvor du har rett til å benytte egenmelding for sykt barn/barnepasser.
For å komme til din profil, trykker du på ikonet «MinGat» øverst i venstre hjørne. Videre trykker du på ikonet «profil»

GAT profil
Du skal så trykke på «Endre profil» før du utfører registreringer på fanen for «kontaktinfo,» «pårørende» og «barn.»

GAT kontaktI fanen for «kontaktinfo» er det svært viktig at du legger inn mobiltelefonnummeret ditt og krysser av for at du godtar SMS.

IT og overgang til ny kommune

 Ei kommunesamanslåing er eit gigantisk prosjekt, også når det gjeld tilpassing av IT-system, og mange jobbar no hardt for at dette skal vere i orden til vi formelt blir slått saman 1. januar.

Helge er sikker på at vi skal få det til, men seier også at det vil vere små utfordringar i overgangsperioden og ber oss alle om å vere tolmodige i denne perioden.

I denne videoen forklarer Helge Veum kva som skjer. Innhaldet blir gjengitt tekstleg under videoen:

PC-en din

Tilsette i Haram, Sandøy, Skodje og Ørskog: PC-en din blir reinstallert. Arbeidet er allereie i gang innan utdanning og alle lærarar har fått reinstallert PC-en sin med minimale problem.

Resten av dei tilsette vil få informasjon om når reinstallering skjer, om dei ikkje allereie har fått det. Du får vite når det skjer, korleis det skjer og kva du må gjere etter at det er blitt gjort.

Det er også gått ut ein e-post om dette til alle tilsette. Kontakt næraste leiar om du ikkje har fått e-posten kommunisert eller vidaresend.

Alle dei som arbeider i eksisterande Ålesund, beheld PC-en sin slik den er no. Der skjer det ingenting.

E-post og heimeområde

Du beheld e-postkontoen din og innboksa di.

Tilsette i Haram, Sandøy, Skodje og Ørskog kjem til å få ny e-postadresse rett før nyttår. Du får nærare beskjed når det skjer.

Den e-postadressa du har no kjem framleis til å fungere i omlag eit halvt år til, slik at du får e-post til deg når folk sender e-post til den gamle adressa. Dei som sender deg e-post på den gamle adressa, vil få ei melding tilbake om at dei må justere kontaktinformasjonen sin til ei alesund.kommune.no-adresse.

Dei nye e-postadressene for alle tilsette blir: Denne e-postadressen er beskyttet mot programmer som samler e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne se den..

Du beheld heimeområdet ditt. Her skjer det ingen endringar.

Brukarnamn

Brukarnamnet er det du brukar når du loggar deg på PC-en din.

Brukarnamnet kjem til å bli e-postadressa di: Denne e-postadressen er beskyttet mot programmer som samler e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne se den..

Fagsystem

Det er mange prosjekt på gang og mange som jobbar med anten å få på plass nye fagsystem eller slå saman gamle i ein oppdatert versjon av det tidlegare fagsystemet.

De vil få informasjon gjennom faglinja korleis de skal forhalde dykk til dette i arbeidskvardagen. Arbeidet er godt i rute.

Meir informasjon

Det blir informert på e-post og på nettside, Youtubekanal og Facebookside.

Ein del informasjon ligg allereie på nettsida nyealesund.no. All informasjon til innbyggarar og tilsette blir samla i artikkelen Overgang til ny kommune.

Det vil kome informasjon om korleis de skal gå fram om ting ikkje virkar slik som dei skal gjere i overgangsperioden. Om det skulle skje, er det viktig å først bruke førstelinjetenesten på IKT på rett måte.

Brukarnamn og passord

No får tilsette i Haram, Sandøy, Skodje og Ørskog nytt brukarnamn. I Skodje skjer det 17.  - 18. desember, Haram, Ørskog og Sandøy 18. - 19. desember. Her får du meir informasjon.

Det er før sendt ut ei pdfbrukarrettleiing på korleis tilsette skiftar brukarnamn og passord på VPN og mobile einingar.

Påloggingsnamn

Du kan framleis bruke påloggingsnamnet (kortnamn) som du brukar i dag, men med ALESUND\ foran. Har du fått beskjed om at du har fått nytt kortnamn, skal du bruke dette.

Får du berre tilgang til å skrive passor, sjekk om det står ALESUND\<brukarnamnet ditt> rett under passordfeltet. Gjer det ikkje det, må du velge "Flere valg" og så "Bruk en annen konto" og så skriv du brukarnamnet ditt med ALESUND\ foran + passordet.

Passord

Passordkrava blir endra på grunn av sikkerheit.

  • Minst 14 teikn
  • Må innehalde tal, symbol og små/store bokstavar

Tips til passord: Lag deg ei setning og for kvar gang du må bytte passord, legg på eit ord, eit tal eller eit teikn. Gjer om bokstavar til tal og teikn. For eksempel: A = 4 eller @, L = 7, O = 0, S = $ osv. Det er kun fantasien din som set grenser.

NB! Det er veldig viktig at du lagar deg eit passord du hugsar. Det er for tida lang kø på brukarstøtte på grunn av kommunesamanslåinga. Det gjer at du må vente ei stund for å få nytt passord.

Har du eigen PC?

Alternativ 1: koble deg på kommunalt nett med nettverkskabel - pdfsjå oppskrift
Alternativ 2: Kan du ikkje koble deg på med kabel, må du bruke nettlesar – pdfsjå oppskrift.

Deler du PC med andre?

Bruk nettlesar for å endre passord – sjå oppskrift over. 

E-post

Di nye  e-postadresse er no: Denne e-postadressen er beskyttet mot programmer som samler e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne se den.

VPN

På grunn av  sikkerheit er VPN sett opp med 2-trinns autentisering. Alle som brukar VPN, vil få ein kode via SMS som du skal bruke til trinn 2 (etter å ha skrive inn brukarnamn og passord).  Brukernamn på VPN er det same som e-post adressa di.

Viktige datoar

Jobbar du i SKODJE :
17.desember klokka  21:00 Omlegging til nye brukarnamn
18.desember – du må logge deg på med eit nytt brukarnamn og endre passord
 
Jobbar du i HARAM. ØRSKOG eller SANDØY:
18.desember klokka 21:00 Omlegging til nye brukernavn
19.desember – du må logge deg på med eit nytt brukarnamn og endre passord 

Endring av brukarnamn på mobile tenester

Alle tilsette får nye brukarnamn for å logge på kommunale tenester. Omlegginga skjer i veke 50 og 51. I denne artikkelen får du vite korleis du skal rette opp brukarnamnet ditt.

I samband med kommunesamanslåinga og innføring av ny løysing for identitetshandtering (IDM), vil alle tilsette i nye Ålesund få nye brukarnamn som skal nyttast ved pålogging til kommunale tenester. Omlegginga skjer i veke 50 og 51 og de vil få nærare beskjed om når de kan begynne å bruke det nye brukarnamnet.

Det nye brukarnamnet vil vere identisk med mailadressa: Denne e-postadressen er beskyttet mot programmer som samler e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne se den.. Det er IT som set opp denne e-postadressa.

Tenester der e-postadressa blir brukarnamn:

  • VPN
  • Mobil e-postklient
  • Office 365 med Skype og Teams
  • Webmail
  • Intranett
  • Trådløst nett på mobil eining

Brukarnamnet kan også nyttast til å logge på eigen PC og sentrale servarar.

Du vil også kunne bruke gamalt brukarnamn (kortnamn) som før når du skal logge på eigen PC og sentrale servarar.

Her er ei pdfrettleiing om korleis du endrar påloggingsinformasjon i dei enkelte tenestene. (PDF)

Avslutning av noverande ACOS

På grunn av kommunesamanslåing må det gjerast tekniske tilretteleggingar for Acos WebSak-basane for Haram, Sandøy, Skodje, Ørskog og noverande Ålesund.

Basen for fellesnemnda og nye Ålesund kommune vil vere open.

Det blir frå veke 51 avgrensa moglegheit for å lese i innkomen post og svare, skrive av og produsere dokument.

Dokumentsenteret har beredskap for hastesaker.

Elektroniske skjema

Elektroniske skjema (produsert i Acos Interact) blir stengde ved midnatt fredag 13. desember 2019.

Skjema blir tilgjengelege på nettsida til nye Ålesund kommune. Dette er ei ny nettside som vil vere tilgjengeleg frå
 frå torsdag 2. januar 2020.
 
Acos WebSak og saksbehandlarar/leiarar

Saksbehandlarar og leiarar får berre lesetilgang til Acos WebSak frå onsdag 18. desember 2019.
Det er frå denne datoen ikkje mogleg å produsere nye dokument i den gamle basen.
Saksbehandlarar/leiarar kan lese dokument, men ikkje svare, skrive av eller lage nye dokument.
Basen for fellesnemnda og nye Ålesund kommune vil vere open for dei som har tilgang i dag.

Den nye basen vil vere tilgjengeleg for alle saksbehandlarar/leiarar frå torsdag 2. januar 2020.

Innkomen post

Post som kjem inn frå måndag 16. desember blir registrert i basen til nye Ålesund kommune.

Kurs og nyheiter i ACOS WebSak

Arkivleiar på dokumentsenteret har halde kurs i i ACOS WebSak. Kurset er eit repetisjonskurs og ein presentasjon over kva som er nytt i fagsystemet. Det blir halde kurs no før jul og utover våren 2020.

Brukarrettleiing blir lagt ut på intrenettsida til den nye kommunen når den er klar.

Her ser du presentasjonen til arkivleiar Tone Ski Blindheimsnes:

pdfACOS WebSak: repetisjon og nyheiter.(PDF)

Etasjeinndeling i rådhuset og flytting

Leiargruppa har gått gjennom innspela på etasjeplanane etter at kvar etasje i rådhuset fekk presentert korleis deira område er tenkt plassert. Arkitektkontoret Slyngstad og Aamlid har saman med Norconsult, sett på korleis kommunen på best mogleg måte kan innplassere tilsette i dei fem eksisterande rådhusa.

Flytteprosessen er knytt opp til den vedtatte lokaliseringsplanen og dei eksterne konsulentane skal også lage ei oversikt og planlegge framtdrifa for flytteprosessane knytt til alle rådhus og tenester.

Her er videoen der rådmann Astrid J. Eidsvik forteller om etasjeplanen og flytteprosessen, Informasjonen ligg også skriftleg, under videoen:

 Her er planen over kven som skal sitte kvar i Ålesund rådhus:

  1. etasje: Innbyggartorg og rådhusdrift
  2. etasje: Innkjøp, geodata, grunnseskjonen, eigedomsdata og fagstaben til kommunalområdet, miljø, by- og stadutvikling.
  3. etasje: Dokumentsenteret og stabsområdet for økonomi og verksemdstyring.
  4. etasje: IT-avdelinga, resten av stabsområdet til teknologi og innovasjon.
  5. etasje; PPT, flyktning,
  6. etasje; Stabsområdet for strategi, samfunns- og næringsutvikling, plan og byggesak frå kommunalområdet miljø, by- og stadutvikling.
  7. etasje: Avdelingane for veg, anlegg og park og vatn, avløp og renovasjon frå kommunalområdet miljø, by- og stadutvikling.
  8. etasje: Personal og organisasjon.
  9. etasje: Helse og omsorg, velferd og sysselsetting og fagstaben til barn, familie og integrering. Denne etasjen blir knapp arealmessig og her vil det bli tatt ein ny runde.
  10. etasje: Rådmannen og leiargruppa til rådmannen( stabsleiarane og kommunalsjefane), kommuneadvokatane, kommunikasjon, politisk sekretariat, ordførar og varaordførar. 

Kultur og medborgarskap skal halde til i 3. etasje i lavblokka saman med tillitsvalde og vernetenesten for heile kommunen.

Flytting

Bodskapen frå rådmann Astrid J. Eidsvik er at den omfattande flytteprosessen ikkje startar umiddelbart frå begynninga av januar 2020. Det vil bli lagt ein plan for flyttinga. Det vil skje gradvis utover året. Ei flytting må meldast i god til til IT slik at vi sikrar at datautstyret til den enkelte virkar frå første stund når ein er på plass på nytt kontor.

Midlertidige arbeidsavtalar

Fordi ACOS WebSak vil vere stengd i ein periode vil ein del arbeidsavtalar og oppdragsavtalar ligge her.

docxArbeidsavtale avlaster - besøkshjem

docxArbeidsavtale pensjonistlønn

docxArbeidsavtale for midlertidig stilling

docxArbeidsavtale for fast stilling

docxArbeidsavtale for tilkallingsvikar

docxOmsorgslønn

docxOppdragsavtale for familierådskoordinator

 docxOppdragsavtale for tilsynsfører

docxOppdragsavtale for støttekontakt

docxLønnsmelding

Informasjon angående utstedelse av arbeidsavtaler fra og med torsdag 05.12.2019.

Vi viser til tidligere informasjon angående utstedelse av arbeidsavtaler for arbeidsforhold med oppstart i 2019 og 2020.

Arbeidsavtaler for ansattforhold med oppstart i de gamle kommunene i 2019

Arbeidsavtaler for ansattforhold som både blir startet opp og avsluttet i 2019 og arbeidsavtaler for ansattforhold som starter opp i 2019 og som varer inn i ny kommune håndteres som følger:

  • Ørskog kommune kan fortsette å utstede arbeidsavtaler gjennom personalmelding ut 2019.
  • Skodje, Haram og Sandøy kommuner kan fortsette å utstede arbeidsavtaler gjennom personalmelding i kombinasjon med manuelle maler for arbeidsavtaler som signeres og skannes manuelt til de respektive dokumentsentrene.
  • Ålesund kommune må utstede arbeidsavtaler/F1-melding på manuelle skjema, lik de som brukes i Acos i dag. De må signeres og manuelt skannes til dokumentsenteret på e-post Denne e-postadressen er beskyttet mot programmer som samler e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne se den. med kopi på e-post til de respektive lønnskontakter. Dette har sammenheng med at Acos base for «gamle» Ålesund kommune stenges ned i løpet av desember og da kan det ikke ligge arbeidsavtaler i saksgang. Malene vil bli gjort tilgjengelig på intranettet til «gamle» Ålesund kommune  (http://intranett.alesund.lan/ansatt/ansettelse-arbeidsgiverpolitikk).

Arbeidsavtaler for ansattforhold med oppstart i ny kommune i 2020

Inntil arbeidsavtaler blir generert gjennom personalmelding i «nye» Ålesund kommune må alle arbeidsavtaler/F1-meldinger for ansattforhold med oppstart i Ålesund kommune i 2020 utstedes, signeres og skannes manuelt til dokumentsenteret på e-post Denne e-postadressen er beskyttet mot programmer som samler e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne se den.

Det er viktig at samme e-post sendes i kopi til den respektive lønnskontakt, slik at dokumentsenteret ser at lønnskontakten har mottatt avtalen for registrering i HRM. Det er viktig at ingen lager sine egne maler for arbeidsavtaler, men bruker de midlertidige malene som ligger over.

Ansvarskontoplan for nye Ålesund kommune

Her får du ein  xlsoversikt over korleis ansvarskontoplanen blir i nye Ålesund kommune.

Det skjer fortløpande oppdateringar av ansvarskontoplanen, nye dokument vil difor bli lagt ut etterkvart.

Overføring av avspasering og ferie

I denne videoen går rådmann Astrid J.Eidsvik gjennom reglane som gjeld for overføring av ferie og avspasering når vi går inn i ny kommune.

Kort fortalt så gjeld dei same reglane som i dei noverande kommunane. Det er høve til å ta med seg ei viss mengde ferie og avspasering over i den nye kommunen.

Rådmannen oppfordrar likevel dei som kan til å ta ut ferie og avspasering før årsskiftet om det er mogleg.

Webkart

Alle dei fem kommunane bruker i dag webkartsystema WebInnsyn og GeoInnsyn.
Kvar kommune har unike lenker for tilgang til kart, og tilgangen er publisert på kommunens heimesider.
WebInnsyn og GeoInnsyn skal i utgangspunktet fungere greit ved overgangen til nytt år og ny kommune, men etter nyttår vil det vere ei lenke for den nye kommunen (ei lenke til GeoInnsyn og ei lenke til WebInnsyn).
Dei gamle lenkene vil mest sannsynleg bli brutt. Informasjon om tilgang til (nye lenker) til kartløysingene vil bli publisert på kommunens nye heimeside.

Kommunen håper å unngå at systema fell ned ved nyåret, men det er mogleg dei blir noko ustabile i det vi går inn i ny kommune.

For tilsette

Dei to systema har integrasjonar mot bl.a. ACOS websak, Documaster, BraArkiv, automatiserte meglerpakkar osb og det vil sannsynligvis gå noen dagar inn i det nye året før alle slike integrasjonar fungerer slik som dei skal.

Fleire av kartdatasetta i dei to systema blir henta frå Kartverkets felles databasar. Mange av desse frigjørest frå Kartverket no i desember, men nokre blir frigjort først i januar.
Visninga av kart på web må tilpassast våre to system og dette kan først gjerast etter at dataa er frigjort frå Kartverket.
Det kan difor gå ei stund inn i det nye året før alt er på plass slik som det skal.